Réunion d’équipe efficace

6 conseils pour créer une réunion d’équipe efficace

Avez-vous l’impression que vous tournez en rond durant vos réunions d’équipe et que vous n’aboutissez à rien de concret? 

 

Il s’agit d’une préoccupation pour bien des gestionnaires, il est donc important d’analyser les problèmes et de trouver des solutions appropriées afin de mener des réunions d’équipe efficaces. 

 

En quelques chiffres, les cadres passent en moyenne 40 à 50%* de leur temps de travail dans des réunions. Environ 73 %* admettent qu’ils utilisent le temps de réunion pour faire d’autres tâches. De plus,  75% des personnes* qui dirigent des réunions n’ont jamais reçu de formation sur la manière d’organiser et de mener une réunion. Il est reconnu qu’un engagement faible des employés pendant les réunions diminue la performance, l’efficacité et l’innovation. Les gestionnaires qui continuent d’organiser des réunions d’équipe inefficaces ne bénéficient pas du plein potentiel de leur équipe.  Cela peut engendrer une érosion de leur pouvoir et de leur influence, et impacter directement les résultats de l’organisation. 

 

Alors, comment pouvez-vous lutter contre cette dangereuse tendance ? Nous vous offrons ici six conseils pour créer une réunion d’équipe plus impactante et efficace. 

 

1. Identifier les points d’amélioration :

 

Pour commencer, prenez du temps après votre plus récente réunion d’équipe pour vous poser les questions suivantes : Est-ce que les participants étaient distraits ? Est-ce que la prise de parole était équitable ? La discussion s’est-elle éloignée du sujet principal ? Réfléchissez également à ce qui a bien fonctionné : Qu’est-ce-qui semblait dynamiser les employés ? Que pourriez-vous faire lors des prochaines réunions pour encourager ce type d’engagement ? 

 

N’hésitez pas à solliciter directement les participants par le biais de sondage anonyme afin de connaître leurs perceptions. Vous pourrez par la suite réaliser un plan d’action avec les améliorations à mettre en place pour vos prochaines réunions.

 

2. Bien préparer la réunion :

 

La première étape consiste à déterminer exactement l’objectif de la réunion d’équipe. Concernant les points qui seront abordés pendant la réunion, vous devriez solliciter les participants quelques jours avant, afin de favoriser leur engagement et de leur laisser le temps d’y réfléchir.  Ne maintenez pas une réunion d’équipe par habitude, mais par nécessité. Définissez ensuite la liste de participants à la réunion. Afin d’avoir une réunion d’équipe efficace, assurez-vous d’inviter des personnes qui ont peut-être une perspective différente de la vôtre. Si vous décidez d’inviter uniquement les responsables de services, assurez-vous que les employés des différents services qui ne participent pas à la réunion se sentent inclus, en leur donnant par exemple, un résumé de la réunion.

 

3. Favorisez un sentiment d’inclusion : 

 

Dans le contexte actuel de télétravail et/ou de travail hybride (en alternant le travail dans les bureaux et à la maison), il est encore plus important de favoriser l’équité. Vos réunions d’équipe devraient alors se faire sur un appel vidéo, même si certains des participants peuvent se regrouper dans une même pièce au bureau. En effectuant cela, on limite les injustices, car il y a souvent des bavardages secondaires dans la pièce qui pourrait créer un sentiment d’exclusion pour les personnes non présentes dans la salle. Vous avez un rôle clé dans la gestion et la mobilisation des équipes à distance, l’adaptation de votre style de gestion est donc primordiale. GDF Talent propose justement une série d’ateliers de formation virtuels pour apprendre à avoir des conversations efficaces qui créent un impact et mènent à des résultats concrets.

 

4. Jouez votre rôle de facilitateur :

 

Les employés voient souvent les réunions d’équipe comme des interruptions et ont parfois l’impression de perdre leur temps. En tant que leader, il est de votre responsabilité de changer cette perception. Vous devez engager les participants, en leur posant des questions et en créant une écoute active. Pour cela, il est conseillé d’énoncer rapidement le sujet ou le problème à régler dès le début de la réunion, afin de laisser plus de temps à la conversation. Vous devez avoir un rôle de facilitateur et de soutien. Vous devrez parfois énoncer votre propre opinion ou directive pour faire avancer la discussion, mais n’oubliez jamais de tenir compte des idées de tout le monde.

 

5. Laissez de la place à tous les participants :

 

Il est important que les participants se sentent en sécurité pour échanger leur opinion et aient un sentiment d’engagement. Vous pouvez accorder à vos employés, du temps de réflexion pendant la réunion pour écrire leurs idées. Cette technique permettra d’éviter “la pensée de groupe” qui peut être contre-productive. Ainsi ils ne seront pas influencés par les pensées des autres et cela rendra votre réunion plus efficace. En plus de cela, pensez à être transparent sur votre volonté que tous les participants soient impliqués dans les discussions. Pensez aussi à votre langage corporel. Pour éviter qu’une personne commence à trop prendre la parole, décidez dès le départ, combien de temps chaque membre de l’équipe aura pour exprimer leur point de vue. Le but étant d’avoir une réunion d’équipe qui incite à la participation et qui tient compte des opinions de chacun des participants. Pour aider, vous pouvez utiliser la technique du ballon de plage. Pour plus d’information sur cette technique, visitez notre page. Notre atelier sur les conversations d’équipe, qui connaît beaucoup de succès, peut également vous aider à créer des réunions d’équipe plus efficaces. 

 

6. Terminez la réunion par un rappel des décisions prises et des prochaines étapes :

 

À la fin de la réunion, afin que ce soit clair et sans équivoque pour tous les participants, assurez-vous que chaque employé ait compris les prochaines étapes à suivre. Pour cela, vous pouvez résumer les décisions prises au cours de la réunion et les missions de chacun d’ici la prochaine réunion. Un compte rendu destiné à l’ensemble des participants pourrait également être rédigé puis diffusé. Il devrait être concis et comprendre une synthèse des discussions, des actions décidées, de leurs échéances et les employés responsables de les exécuter.

 

En résumé, une réunion d’équipe efficace c’est :

 

  • Une préparation en amont en ayant en tête les points d’amélioration pour être plus efficace que lors de la dernière réunion.

 

  • Prendre conscience du contexte actuel de télétravail et travail hybride et adapter vos réunions en conséquence afin de créer un sentiment d’équité.

 

  • Faciliter les conversations efficaces et donner un temps de parole à chaque participant. 

 

  • Résumer les décisions prises au cours de la réunion puis diffuser un compte rendu à l’ensemble des participants.

 

* Source : https://ideas.ted.com/the-economic-impact-of-bad-meetings/

 

 

 

 

Réunion d’équipe efficace

6 conseils pour créer une réunion d’équipe efficace

Avez-vous l’impression que vous tournez en rond durant vos réunions d’équipe et que vous n’aboutissez à rien de concret? 

 

Il s’agit d’une préoccupation pour bien des gestionnaires, il est donc important d’analyser les problèmes et de trouver des solutions appropriées afin de mener des réunions d’équipe efficaces. 

 

En quelques chiffres, les cadres passent en moyenne 40 à 50%* de leur temps de travail dans des réunions. Environ 73 %* admettent qu’ils utilisent le temps de réunion pour faire d’autres tâches. De plus,  75% des personnes* qui dirigent des réunions n’ont jamais reçu de formation sur la manière d’organiser et de mener une réunion. Il est reconnu qu’un engagement faible des employés pendant les réunions diminue la performance, l’efficacité et l’innovation. Les gestionnaires qui continuent d’organiser des réunions d’équipe inefficaces ne bénéficient pas du plein potentiel de leur équipe.  Cela peut engendrer une érosion de leur pouvoir et de leur influence, et impacter directement les résultats de l’organisation. 

 

Alors, comment pouvez-vous lutter contre cette dangereuse tendance ? Nous vous offrons ici six conseils pour créer une réunion d’équipe plus impactante et efficace. 

 

1. Identifier les points d’amélioration :

 

Pour commencer, prenez du temps après votre plus récente réunion d’équipe pour vous poser les questions suivantes : Est-ce que les participants étaient distraits ? Est-ce que la prise de parole était équitable ? La discussion s’est-elle éloignée du sujet principal ? Réfléchissez également à ce qui a bien fonctionné : Qu’est-ce-qui semblait dynamiser les employés ? Que pourriez-vous faire lors des prochaines réunions pour encourager ce type d’engagement ? 

 

N’hésitez pas à solliciter directement les participants par le biais de sondage anonyme afin de connaître leurs perceptions. Vous pourrez par la suite réaliser un plan d’action avec les améliorations à mettre en place pour vos prochaines réunions.

 

2. Bien préparer la réunion :

 

La première étape consiste à déterminer exactement l’objectif de la réunion d’équipe. Concernant les points qui seront abordés pendant la réunion, vous devriez solliciter les participants quelques jours avant, afin de favoriser leur engagement et de leur laisser le temps d’y réfléchir.  Ne maintenez pas une réunion d’équipe par habitude, mais par nécessité. Définissez ensuite la liste de participants à la réunion. Afin d’avoir une réunion d’équipe efficace, assurez-vous d’inviter des personnes qui ont peut-être une perspective différente de la vôtre. Si vous décidez d’inviter uniquement les responsables de services, assurez-vous que les employés des différents services qui ne participent pas à la réunion se sentent inclus, en leur donnant par exemple, un résumé de la réunion.

 

3. Favorisez un sentiment d’inclusion : 

 

Dans le contexte actuel de télétravail et/ou de travail hybride (en alternant le travail dans les bureaux et à la maison), il est encore plus important de favoriser l’équité. Vos réunions d’équipe devraient alors se faire sur un appel vidéo, même si certains des participants peuvent se regrouper dans une même pièce au bureau. En effectuant cela, on limite les injustices, car il y a souvent des bavardages secondaires dans la pièce qui pourrait créer un sentiment d’exclusion pour les personnes non présentes dans la salle. Vous avez un rôle clé dans la gestion et la mobilisation des équipes à distance, l’adaptation de votre style de gestion est donc primordiale. GDF Talent propose justement une série d’ateliers de formation virtuels pour apprendre à avoir des conversations efficaces qui créent un impact et mènent à des résultats concrets.

 

4. Jouez votre rôle de facilitateur :

 

Les employés voient souvent les réunions d’équipe comme des interruptions et ont parfois l’impression de perdre leur temps. En tant que leader, il est de votre responsabilité de changer cette perception. Vous devez engager les participants, en leur posant des questions et en créant une écoute active. Pour cela, il est conseillé d’énoncer rapidement le sujet ou le problème à régler dès le début de la réunion, afin de laisser plus de temps à la conversation. Vous devez avoir un rôle de facilitateur et de soutien. Vous devrez parfois énoncer votre propre opinion ou directive pour faire avancer la discussion, mais n’oubliez jamais de tenir compte des idées de tout le monde.

 

5. Laissez de la place à tous les participants :

 

Il est important que les participants se sentent en sécurité pour échanger leur opinion et aient un sentiment d’engagement. Vous pouvez accorder à vos employés, du temps de réflexion pendant la réunion pour écrire leurs idées. Cette technique permettra d’éviter “la pensée de groupe” qui peut être contre-productive. Ainsi ils ne seront pas influencés par les pensées des autres et cela rendra votre réunion plus efficace. En plus de cela, pensez à être transparent sur votre volonté que tous les participants soient impliqués dans les discussions. Pensez aussi à votre langage corporel. Pour éviter qu’une personne commence à trop prendre la parole, décidez dès le départ, combien de temps chaque membre de l’équipe aura pour exprimer leur point de vue. Le but étant d’avoir une réunion d’équipe qui incite à la participation et qui tient compte des opinions de chacun des participants. Pour aider, vous pouvez utiliser la technique du ballon de plage. Pour plus d’information sur cette technique, visitez notre page. Notre atelier sur les conversations d’équipe, qui connaît beaucoup de succès, peut également vous aider à créer des réunions d’équipe plus efficaces. 

 

6. Terminez la réunion par un rappel des décisions prises et des prochaines étapes :

 

À la fin de la réunion, afin que ce soit clair et sans équivoque pour tous les participants, assurez-vous que chaque employé ait compris les prochaines étapes à suivre. Pour cela, vous pouvez résumer les décisions prises au cours de la réunion et les missions de chacun d’ici la prochaine réunion. Un compte rendu destiné à l’ensemble des participants pourrait également être rédigé puis diffusé. Il devrait être concis et comprendre une synthèse des discussions, des actions décidées, de leurs échéances et les employés responsables de les exécuter.

 

En résumé, une réunion d’équipe efficace c’est :

 

  • Une préparation en amont en ayant en tête les points d’amélioration pour être plus efficace que lors de la dernière réunion.

 

  • Prendre conscience du contexte actuel de télétravail et travail hybride et adapter vos réunions en conséquence afin de créer un sentiment d’équité.

 

  • Faciliter les conversations efficaces et donner un temps de parole à chaque participant. 

 

  • Résumer les décisions prises au cours de la réunion puis diffuser un compte rendu à l’ensemble des participants.

 

* Source : https://ideas.ted.com/the-economic-impact-of-bad-meetings/